第一章 总 则

第一条 为了加强学校会计档案管理，使会计档案管理规范化、制度化，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字［1998］32号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校及学校所属各单位。

第三条 会计档案由学校档案室和计划财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满销毁等工作。计划财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、协助销毁等工作。

第四条 计划财务处内部须指定专人负责会计档案的日常管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。学校所属各单位，也要指定专人负责会计档案管理。

出纳人员不得兼管会计档案。

第二章 会计档案的内容

第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，职工工资发放清册，扣税及缴纳公积金清册，学生奖学金、助学金发放名册，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条 采用计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘等作为会计档案保存。

第七条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第三章 会计档案的管理

第八条 立卷与归档

学校及学校所属各单位的财会人员是会计档案的立卷人，应对本单位的会计档案按照归档要求，负责整理立卷，装订成册， 编制会计档案保管清册。

已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，经计划财务处处长批准后，由计划财务处相关人员监督办理。

移交学校档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同计划财务处和经办人员共同拆封整理。

第九条 保管

当年会计档案，在会计年度终了后，留财务部门保管一年后，于次年六月底之前由会计档案管理员编制移交清册一式二份送部门领导签字后，移交学校档案室统一保管。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十条 移交

学校各单位及财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限等内容。

计划财务处和档案室之间移交会计档案由计划财务处和档案室指派人员办理；其他单位和档案室之间移交会计档案由双方单位的经办人员办理，移交工作接受档案室和计划财务处指派人员以及移交单位负责人的监督。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

校内单位撤销时，其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案室。

校内单位合并后，原各单位解散或一方存续而其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。   

第十一条 查阅

学校计划财务处、档案室应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

学校内部单位调阅会计档案，需经计划财务处处长书面批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。学校外部单位调阅会计档案，要有正式的介绍信并经计划财务处处长同意，同时要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。

会计档案，原则上不准借出。如有特殊需要，已移交档案室的，经计划财务处处长和档案室负责人批准；尚未移交档案室的，经计划财务处处长批准后（重大或重要事项报主管校领导批准），方可办理借阅登记手续，并要限期归还。

第四章 会计档案的销毁

第十二条 保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
       （一）由档案室会同计划财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）校长在会计档案销毁清册上签署意见。

 （三）销毁会计档案时，应当由档案室和计划财务处共同派员监销。      

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告校长。

第十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第五章 附 则

第十四条 国家有新规定的，从其规定。

第十五条 本办法由计划财务处负责解释和修订。

第十六条 本办法自发布之日起执行。

附表：

山西中医学院会计档案保管期限表